Quelle messagerie professionnelle choisir ?

Dans les deux cas, l'adresse doit être à votre nom de domaine : c'est elle qui vous suit si vous changez de fournisseur.

Deux familles de solutions

La messagerie de l'hébergeur

Les boîtes tournent sur le serveur qui héberge votre site, ou sur un service de messagerie de l'hébergeur. Vous les relevez en IMAP avec le logiciel de votre choix (Outlook, Mail, Thunderbird, l'application de votre téléphone) ou dans un webmail. Le coût est souvent compris dans l'hébergement, pour un nombre d'adresses donné.

La suite bureautique en ligne

La messagerie fait partie d'un ensemble : agendas partagés, stockage de fichiers, documents modifiés à plusieurs, visioconférence. Elle se paie par utilisateur et par mois, et elle s'utilise surtout dans les applications de l'éditeur.

Les questions qui tranchent

De quoi l'équipe a-t-elle besoin au quotidien ? Envoyer et recevoir des messages : la messagerie de l'hébergeur suffit. Partager des agendas et travailler à plusieurs sur les mêmes documents : une suite en ligne devient utile.
Combien de personnes ? Une suite facturée par utilisateur coûte peu pour deux personnes et beaucoup pour vingt. Une messagerie d'hébergement compte souvent en nombre d'adresses, adresses génériques comprises (contact@, compta@).
Avez-vous déjà des habitudes ? Une équipe qui vit dans les outils de Google ou de Microsoft perdra du temps à en changer. Une équipe qui utilise surtout Outlook ou le téléphone ne verra pas la différence.
Où vont les données ? Demandez dans quel pays sont stockés les messages et qui opère le service. Pour certaines activités, c'est une exigence de vos propres clients.

Ce qui compte, quel que soit le choix

L'adresse à votre nom de domaine. Une adresse en @gmail.com ou @orange.fr appartient à son fournisseur. Une adresse en @votre-entreprise.fr vous appartient, et se déplace avec le domaine.
L'authentification des envois. Trois enregistrements DNS, SPF, DKIM et DMARC, prouvent aux messageries de vos destinataires que vos messages viennent bien de vous. Sans eux, une partie de vos envois finit en indésirables.
La reprise des anciens messages. Changer de messagerie sans copier l'historique laisse des années de correspondance chez l'ancien fournisseur. Demandez qui s'en charge et comment.
L'espace disponible. Vérifiez si chaque boîte a son propre quota ou si toutes partagent un espace commun, et ce qui se passe quand il est plein.

Les deux peuvent cohabiter

Rien n'oblige à tout mettre au même endroit. Une entreprise peut garder les adresses de l'équipe dans une suite en ligne et une adresse de formulaire ou de facturation chez l'hébergeur, à condition de bien régler les enregistrements MX du domaine. C'est plus rare, et cela demande de savoir qui reçoit quoi.

Chez Hubspace

La messagerie est comprise dans chaque offre d'hébergement : une adresse sur Départ, dix sur Sérénité, cinquante sur Business et cent sur Agence, avec webmail, antispam et connexion chiffrée. Les boîtes partagent l'espace de l'offre avec le site, sans quota par adresse. Vos anciens messages sont copiés lors de la migration. Si votre équipe a besoin d'agendas et de documents partagés, une suite en ligne sera plus adaptée, et votre site peut rester chez nous.

Pour comparer les hébergements eux-mêmes, voir Hébergement mutualisé ou VPS : que choisir ?.

Questions fréquentes

Peut-on changer de messagerie sans changer d'adresse ?

Oui, si l'adresse est à votre nom de domaine. On crée les mêmes boîtes chez le nouveau fournisseur, on copie les anciens messages, puis on modifie les enregistrements MX du domaine. Les correspondants ne voient rien.

Une adresse Gmail suffit-elle pour démarrer ?

Pour tester une idée, oui. Pour une entreprise qui envoie des devis, une adresse à son nom de domaine inspire davantage confiance et vous appartient. Elle se crée en quelques minutes dès que vous avez un domaine.

Faut-il une boîte par personne ?

Pas forcément. Des adresses génériques (contact@, devis@) peuvent arriver dans la boîte d'une seule personne par une redirection. Une boîte par personne devient utile quand chacun doit garder son historique et envoyer sous son nom.