Changer de messagerie sans perdre d'e-mails

Cet article donne l'ordre des opérations. Deux gestes ont leur propre article : la copie des messages, dans Transférer ses e-mails d'un hébergeur à l'autre, et la modification des MX, dans l'enregistrement MX.

Ce qui change, et ce qui ne change pas

Le courrier d'un domaine suit ses enregistrements MX, pas son site. Changer de messagerie ne touche donc pas aux enregistrements A du site, et changer d'hébergement de site ne touche pas au courrier tant que les MX restent les mêmes.

Enregistrement	Rôle	À changer ?
MX	désigne le serveur qui reçoit le courrier	oui, avec les valeurs du nouveau fournisseur
SPF (TXT « v=spf1 »)	liste les serveurs autorisés à envoyer	oui
DKIM (TXT)	publie la clé qui signe vos envois	oui, nouvelle clé du nouveau fournisseur
DMARC (TXT sur _dmarc)	dit quoi faire d'un message non authentifié	à vérifier, il reste souvent le même
A du site, www	désigne le serveur du site	non

L'ordre des opérations

La séquence complète, copie des messages comprise, est dans Transférer ses e-mails d'un hébergeur à l'autre. Pour un changement de fournisseur, ajoutez-y quatre points :

Faites l'inventaire avant tout : adresses, alias, redirections, réponses automatiques et appareils qui relèvent chaque boîte. Recréez-les chez le nouveau fournisseur.
Baissez la durée de vie (TTL) de vos MX la veille, par exemple à 300 secondes, et attendez au moins l'ancienne durée avant de basculer, voir la propagation DNS.
Mettez à jour SPF et DKIM en même temps que les MX, avec les valeurs du nouveau fournisseur, voir SPF et DKIM. Gardez l'ancien serveur dans le SPF tant qu'il envoie encore pour vous.
Réglez les logiciels et les téléphones avec les nouveaux serveurs, par exemple Outlook sur Mac, puis fermez l'ancienne messagerie seulement quand plus rien n'y arrive depuis plusieurs jours.

Les pièges qui font perdre du courrier

Résilier l'ancienne messagerie trop tôt : le courrier arrivé pendant la propagation y est encore.
Laisser un ancien MX à côté du nouveau : une partie du courrier continue d'arriver chez l'ancien.
Oublier les alias et les redirections : une adresse qui n'existait que comme alias rebondit chez le nouveau fournisseur.
Oublier le SPF : vos envois partent du nouveau serveur, absent de la liste, et finissent en indésirables. Voir Mes e-mails arrivent en spam.
Oublier les envois du site : un formulaire ou une boutique qui envoie par l'ancienne boîte s'arrête le jour où elle ferme.

Chez Hubspace

La zone DNS de votre domaine n'est pas chez nous : MX, SPF et DKIM se modifient chez le gestionnaire de la zone, souvent votre bureau d'enregistrement ou Cloudflare. Notre messagerie se relève sur hub.hubspace.fr, en IMAP sur le port 993, et envoie sur le port 465 ou 587, voir Serveur SMTP et IMAP.

Si vous venez chez nous avec votre site, la migration offerte comprend les boîtes mail et leurs messages : nous les copions, et vous ne faites que la bascule du domaine.

Questions fréquentes

Combien de temps dure la bascule ?

Le temps de la propagation, qui dépend de l'ancienne durée de vie des MX : de quelques minutes à 48 heures. Pendant ce temps, une partie du courrier arrive encore chez l'ancien fournisseur, d'où la seconde copie.

Puis-je garder deux messageries sur le même domaine ?

Pas avec les MX seuls : tous les MX d'un domaine doivent mener aux mêmes boîtes. Un partage se règle chez les fournisseurs eux-mêmes, voir l'enregistrement MX.

Mes contacts et mon agenda suivent-ils ?

Pas avec la copie des messages. Exportez-les depuis l'ancien service et importez-les dans le nouveau, selon les outils de chacun.