Signature mail professionnelle : la créer

Ce qu'une bonne signature contient

Votre adresse mail est inutile dans la signature : elle figure déjà dans l'en-tête du message. L'adresse postale n'a sa place que si l'on vient vous voir.

Ce qu'il vaut mieux éviter :

• Les citations et les slogans. Ils allongent chaque message et se démodent vite.
• Les images lourdes ou nombreuses. Beaucoup de messageries bloquent les images à l'ouverture, et une signature faite d'une seule image devient illisible, voire suspecte pour les filtres antispam.
• Les mentions juridiques de dix lignes, sauf obligation propre à votre profession.

Un modèle à reprendre

Marie Hoarau
Gérante, Atelier Hoarau
0262 00 00 00 · votre-entreprise.fr

Trois lignes suffisent. Si vous tenez à un logo, gardez-le petit, en PNG, et ajoutez-le en plus du texte, jamais à sa place.

Certains logiciels, comme le webmail, peuvent ajouter seuls la ligne de séparation de deux tirets au-dessus de la signature. Vérifiez-le avant de la recopier dans le texte, sinon vous l'auriez en double.

La régler dans le webmail Roundcube

Le webmail de votre messagerie Hubspace est Roundcube. Chaque identité d'envoi y porte sa propre signature. Ces étapes suivent la page Sender Identities de la documentation de Roundcube, relue le 14 octobre 2026 ; les intitulés français dépendent de la langue choisie dans le webmail.

1. Ouvrez le webmail depuis Plesk, dans la fiche de votre adresse.
2. Allez dans les paramètres, puis dans les identités.
3. Cliquez sur votre adresse.
4. Saisissez la signature dans le champ prévu. Le bouton HTML de l'éditeur permet une mise en forme, le texte simple suffit.
5. Enregistrez.

Le moment où la signature s'insère (nouveaux messages, réponses, transferts) se règle dans les préférences de rédaction des paramètres.

La régler dans Outlook

Ces chemins suivent la page Créer et ajouter une signature de courrier dans Outlook de Microsoft, relue le même jour.

Nouvel Outlook et Outlook sur le web

1. Ouvrez les paramètres, puis Comptes et Signatures.
2. Ajoutez une signature, donnez-lui un nom et saisissez le texte.
3. Choisissez si elle s'applique aux nouveaux messages, aux réponses et transferts, ou aux deux.
4. Enregistrez.

Outlook classique pour Windows

1. Ouvrez un nouveau message.
2. Dans l'onglet Message, ouvrez Signature, puis Signatures.
3. Créez une nouvelle signature, nommez-la et saisissez le texte.
4. Choisissez la signature par défaut des nouveaux messages et des réponses, puis validez.

Si vous avez plusieurs comptes dans Outlook, choisissez le compte concerné avant de fixer la signature par défaut.

Sur le téléphone

Les applications de messagerie des téléphones ont leur propre signature, souvent « Envoyé de mon iPhone » par défaut. Elle se change dans les réglages de l'application de messagerie, pour chaque compte quand l'application le permet. Mettez-y la version courte de votre signature, en texte simple : la mise en forme d'Outlook ou du webmail ne s'y retrouve pas.

Une signature identique pour toute l'équipe

Comme la signature vit dans chaque logiciel, chacun règle la sienne. Pour garder une présentation commune, rédigez un modèle en texte, partagez-le à l'équipe avec la procédure du logiciel utilisé, et vérifiez les premiers messages de chacun. Créer les adresses de vos collègues se fait dans Plesk, voir Créer une adresse mail avec son nom de domaine.

Questions fréquentes